Отказное письмо: определение и рекомендации по исполнению

Отказное письмо – это документ, который отправляется после рассмотрения заявки или предложения, с целью отклонения предложения, запроса или приглашения. В нем вежливо и четко объясняется причина отказа и выражается признание интереса со стороны отправителя. Правильное написание отказного письма требует умения выразить отказ таким образом, чтобы сохранить добрые взаимоотношения и не подорвать репутацию.

Сообщите о своем решении оперативно и вежливо.

Объясните причины отказа четко и конкретно.

Используйте позитивное и дружелюбное выражение, чтобы смягчить отказную информацию.

Предложите возможность сотрудничества в будущем, чтобы сохранить связь и возможность для дальнейшего рассмотрения сотрудничества.

Укажите, если возможно, другую организацию или специалиста, который может быть полезен для требований заявителя.

Опишите, по возможности, преимущества и плюсы альтернативных решений или вариантов.

Избегайте использования отрицательных и обидных выражений, чтобы сохранить хорошие отношения и не навредить репутации.

Будьте внимательны к деталям и орфографии, чтобы предотвратить неправильное восприятие вашего письма.

Уделите внимание лояльному и профессиональному тону в письме, чтобы сохранить доверие отправителя.

Никогда не откладывайте отправку отказного письма, чем быстрее получатель узнает о вашем решении, тем лучше для всех сторон.